Le frodi nelle note spese rappresentano una sfida significativa per le aziende, spesso nascoste in una zona grigia tra errori involontari e comportamenti scorretti. Secondo l‘Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), le organizzazioni perdono in media il 5% dei ricavi annuali a causa di attività fraudolente. Sebbene gli schemi complessi di frode finanziaria attirino maggiore attenzione per via delle perdite elevate (una media di 954.000 dollari per caso), questi rappresentano solo il 10% dei casi totali. La stragrande maggioranza delle frodi (86%) riguarda appropriazioni indebite di beni aziendali, tra cui spese di viaggio e trasferte (T&E).
Nel 2020, il rapporto Global Study on Occupational Fraud and Abuse ha stimato perdite globali per 3,6 miliardi di dollari dovute alle frodi professionali. La situazione potrebbe essere peggiorata con la pandemia: il passaggio a modelli di lavoro più flessibili e digitalizzati ha introdotto nuove vulnerabilità. Secondo Oversight, piattaforma di gestione del rischio basata su IA, il tasso di violazione delle spese di viaggio e trasferta (T&E) è aumentato del 292% dall’inizio della pandemia. Le analisi rivelano un incremento significativo delle richieste di rimborso fraudolente, tra cui spese ingiustificate per il lavoro da casa.
Destinazioni Italiane con Maggiori Segnalazioni di Truffe (2023)
| Destinazione | Percentuale sulle Segnalazioni Totali |
|---|---|
| Roma | 20% |
| Venezia | 18% |
| Milano | 15% |
| Napoli | 12% |
| Firenze | 10% |
| Altre Destinazioni | 25% |
Il report di SAP Concur
Un’analisi condotta da SAP Concur ha evidenziato che molte irregolarità nelle note spese derivano da sviste e abitudini consolidate nel tempo. Tuttavia, non si tratta solo di distrazioni: il rischio di frodi intenzionali aumenta quando il legame tra dipendente e azienda si indebolisce. Fattori come la soddisfazione professionale e il senso di responsabilità possono trasformare una semplice disattenzione in un comportamento doloso.
Tipologie di Frodi nel Settore Turistico (2023)
| Tipo di Frode | Percentuale sul Totale delle Frodi | Esempio di Truffa |
|---|---|---|
| Finti Affitti Brevi | 40% | Case vacanza inesistenti su piattaforme online |
| Siti di Prenotazione Falsi | 25% | Siti web che imitano agenzie reali per rubare dati e soldi |
| Phishing e Clonazione di Carte | 15% | Email fraudolente per rubare credenziali bancarie |
| Falsi Pacchetti Vacanza | 10% | Offerte irresistibili che richiedono pagamenti anticipati |
| Truffe su Biglietti e Escursioni | 10% | Biglietti per eventi, musei o tour inesistenti |
Le frodi in numeri
- 50%+ dei casi di frode proviene da quattro reparti principali: operazioni, contabilità, executive/senior management e vendite.
- 72% dei truffatori professionali sono uomini.
- 46% delle aziende vittime di frodi non segnala l’accaduto per carenze nei regolamenti interni.
Attività di spesa e trasferte fraudolente a cui prestare attenzione
- Spese non conformi: il lavoro da remoto ha generato richieste di rimborso per spese non previste dalle policy aziendali.
- Alterazione del chilometraggio: senza GPS, il chilometraggio dichiarato è difficile da verificare. Un sondaggio ha rilevato che quasi 9 autisti su 10 hanno presentato richieste di rimborso imprecise.
- Spese false: gli acquisti in contanti sono particolarmente vulnerabili alle frodi, come la richiesta di rimborso per pasti già inclusi nella tariffa alberghiera.
- Pagamenti doppi: si verifica quando una spesa viene dichiarata due volte, spesso in modo non intenzionale.
- Indennità redditizie: alcuni dipendenti trattengono la differenza tra la diaria ricevuta e le spese effettivamente sostenute.
- Biglietti aerei inutilizzati: un dipendente potrebbe acquistare un secondo biglietto anziché modificare la prenotazione esistente, ottenendo un volo gratuito.
- Prenotazioni di voli last-minute: l’acquisto di biglietti all’ultimo minuto può facilitare upgrade di classe e accumulo di premi personali.
Perdite Economiche Causate dalle Frodi nel Turismo (2021-2023)
| Anno | Perdite Stimate (mld €) | Aumento % rispetto all’anno precedente |
|---|---|---|
| 2021 | 2,5 | – |
| 2022 | 3,7 | +48% |
| 2023 | 4,5 | +21,6% |
Suggerimenti per prevenire le frodi sulle spese
Le policy aziendali devono evolversi per affrontare nuove minacce, ma anche gli errori accidentali giocano un ruolo rilevante. Il 37% delle richieste di rimborso presenta almeno un’eccezione legata a sprechi o uso improprio dei fondi aziendali, e il 24% ne ha almeno due.
Azioni consigliate:
Implementare carte aziendali: riducono gli errori umani e migliorano la trasparenza delle spese.
Comunicare chiaramente le policy: campagne di sensibilizzazione e incentivi per la conformità aiutano a ridurre i comportamenti fraudolenti.
Automatizzare la gestione delle spese: i sistemi di reporting avanzati, come SAP Concur, possono rilevare schemi sospetti e ridurre le aree di rischio.
Canali più Utilizzati per le Frodi (2023)
| Canale di Frode | Percentuale dei Casi di Truffa |
|---|---|
| Piattaforme di Affitti Brevi (Airbnb, Booking, ecc.) | 45% |
| Siti Web Falsi | 30% |
| Social Media | 15% |
| Email e SMS (Phishing) | 10% |
Tre aree di intervento
Sono tre le aree chiave di intervento evidenziate per contrastare le frodi nelle note spese:
Prevenzione attraverso il controllo automatizzato: implementare sistemi che automatizzano la registrazione delle spese, come l’integrazione diretta di transazioni da fornitori di trasporti e viaggi aziendali (es. Uber), aiuta a eliminare la possibilità di manipolare ricevute. Inoltre, tecnologie avanzate possono notificare e persino bloccare pagamenti non conformi alle policy aziendali, riducendo il rischio di spese fraudolente.
Rilevamento tempestivo con l’intelligenza artificiale: nei casi in cui la prevenzione non è sufficiente, è fondamentale dotarsi di strumenti avanzati di rilevamento. L’IA, analizzando grandi set di dati, può identificare schemi e anomalie che potrebbero sfuggire ai controlli tradizionali. Questo non solo aiuta a individuare casi di frode, ma libera tempo prezioso per gli auditor, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche.
Aggiornamento continuo dei sistemi di controllo: con l’evolversi delle politiche aziendali, ad esempio l’introduzione di rimborsi per spese legate al lavoro ibrido, come Wi-Fi o monitor aggiuntivi, anche i sistemi antifrode devono adattarsi. Una revisione periodica delle regole e dei limiti configurati nei sistemi digitali garantisce che qualsiasi nuova forma di abuso venga tempestivamente individuata e affrontata.
La digitalizzazione nella gestione delle note spese e del parco auto può ridurre il rischio di errori umani e frodi. Le soluzioni digitali consentono di implementare controlli e regole automatiche per prevenire abusi nelle spese aziendali.
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