I controlli di spesa inadeguati costano alle imprese europee circa 347 miliardi di euro ogni anno. È questo il dato più rilevante della ricerca di Soldo, piattaforma di gestione delle spese aziendali, incentrata sullo stato della funzione finanziaria nelle imprese e della spinta verso la trasformazione digitale.
Il report, condotto da Coleman Parkes Research, societaÌ€ di ricerca B2B specializzata in tecnologie dell’informazione e della comunicazione, è stato fatto nel novembre 2020 coinvolgendo 950 lavoratori di alto profilo, tra titolari/manager e direttori finanziari, provenienti da Pmi di vari settori.
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L’indagine di Soldo/Coleman Parks si è concentrata su quattro aree tematiche specifiche:
- La gestione e il controllo della spesa all’interno dell’organizzazione aziendale;
- L’impatto del lavoro a distanza sui quotidiani processi contabili;
- Le impressioni sulla qualità delle informazioni finanziarie a disposizione e il loro utilizzo nei processi decisionali relativi agli investimenti;
- Il supporto strategico all’azienda, in considerazione del tempo a disposizione del team Finance per lo svolgimento di attività amministrative.
Imprenditori e leader finanziari sanno che ovunque vi sia una spesa, si registrerà inevitabilmente un certo livello di inefficienza e spreco. Mediamente, si stima che l’entità delle perdite annuali di fatturato dovute a controlli di spesa inadeguati sia pari al 2%.
Un vero e proprio salasso economico, che oltre a sfiorare i 350 miliardi ogni anno, viene ripartito nelle quattro principali nazioni europee in questo modo:
- Italia (30 miliardi di euro)
- Francia (42 miliardi)
- Regno Unito (43 miliardi)
- Germania (62 miliardi)
Nel report si nota come le perdite di fatturato, pur rappresentando un ostacolo per tutte le aziende, colpiscono in maniera più dura le Pmi.
Anche le spese relative al business travel hanno un peso rilevante all’interno di questo spreco di denaro. Quello dei viaggi d’affari è uno dei comparti che necessitano maggiormente di una piuÌ€ ampia autonomia nella gestione delle spese.
La semplificazione di questi processi porterebbe una diminuzione significativa di sprechi di tempo e denaro: una gravissima fonte di stress per migliaia di dipendenti.
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Quanto incide il business travel?
Un precedente studio di Soldo del 2018, condotto dall’Istituto Piepoli su un campione di 300 responsabili finanziari in Pmi Italiane e 100 dipendenti, aveva già mostrato il peso che il comparto dei viaggi d’affari ha sulla quantitaÌ€ di tempo riservata alla gestione delle spese.
Nel Pmi Spend Management Report, viene trattata la seguente questione: quando i dipendenti aziendali lavorano all’estero e vengono forniti contanti in valuta straniera per sostenere le spese, il denaro inutilizzato ritorna poi all’azienda?
Dalla ricerca emerge la necessità di vasti miglioramenti in grado di rafforzare questo processo e recuperare notevoli dispersioni di budget. Il 24% degli intervistati, quasi 1 su 4, ha riportato uno spreco compreso tra il 10 e il 15%. Un risultato che si aggrava ulteriormente se si guarda al fatto che, secondo il sondaggio, quasi 1 dipendente su 5 (17%) spende denaro dell’azienda quando non dovrebbe.
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Con una forza lavoro sempre più mobile e che opera in un ambiente globale, appare evidente la necessità di un sistema più chiaro e semplificato. Un metodo che consenta ai dipendenti di spendere facilmente da un account aziendale senza lunghi e tediosi processi di reporting. Una piattaforma che permetta anche di effettuare conversione di valute estere e consentire il recupero di denaro inutilizzato.
Il miglioramento delle spese di gestione legate al mondo del business travel è sicuramente un aspetto che potrebbe avvantaggiare enormemente tutto il personale che viaggia.
Quali sono le possibili soluzioni?
Nel corso degli anni si è delineata la necessità di applicare alla gestione del business travel tre caratteristiche fondamentali: agilità , precisione ed efficienza. Un trio di aspetti che le aziende faticano ancora a trovare.
Sono ancora molte le realtà commerciali che per rimborsare correttamente il personale e comparare il report delle spese di viaggi si affida ancora moduli e fogli di calcolo manuali.
Tra le tante soluzioni proposte da banche e istituiti di pagamento online, anche Soldo ha ideato una soluzione a questi problemi grazie alle sue carte di pagamento e ad una piattaforma telematica completamente automatizzata.
Una delle possibilità offerte da questo strumento finanziario multi-utente è la creazione di un portafoglio comune dal quale le carte dei vari dipendenti possono attingere. Uno stratagemma in grado di mantenere più facilmente il controllo della spesa, modificabile in qualsiasi momento.
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Il wallet principale di Soldo, dotato del proprio codice della banca e IBAN, garantisce ricariche automatiche e avvisi di saldo basso istantanei.
La piattaforma offre anche una dashboard che oltre ad office una panoramica delle spese sostenute, garantisce il monitoraggio dei flussi di cassa in tempo reale.
Le carte offerte da Soldo sono completamente personalizzabili in base alle esigenze delle singole aziende e lavoratori. È possibile infatti controllare il loro utilizzo in base a tipi di transazioni, aree geografiche o categorie di spesa e di conseguenza inserire limiti ai pagamenti e ai prelievi.
Soluzione, app e piattaforme di controllo della spesa come quelle offerte da Soldo, potrebbero essere un tool in grado nei prossimi anni di garantire un notevole risparmio di tempo e denaro a migliaia di aziende non solo italiane, soprattutto nel comparto del business travel.
