Moderato impeccabilmente dalla presidente di GBTA Italia Roberta Billé, il webinar odierno della delegazione italiana della Global Business Travel Association, ha voluto dare una prima risposta a come comportarsi a seguito dei cambi fiscali introdotti sulle spese di trasferta con la Nuova Legge di Bilancio. Iniziando, e qui i panelisti del webinar erano tutti d’accordo, con “comunicare a tutti i dipendenti subito e in maniera chiara che le spese in in viaggio non pagate con strumenti tracciabili non verranno rimborsati in toto o non lo saranno per nulla (questa è una scelta dell’azienda), con in più che verranno aggiunte all’imponibile del dipendente-viaggiatore“.
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Spese di trasferta: la visione del fiscalista
Giuseppe Mosca, Senior Manager Country Tax di Sandoz ha voluto sottolineare come nella relazione tecnica sotto la legge di bilancio sia chiaro il perché di questa scelta, ovvero far riemergere il sommerso, quantificato nel 20% del totale sul mondo vitto e alloggio e di ben il 50% per le spese di trasporto privato. Attraverso una semplice mossa: “tutti i pagamenti devono essere tracciabili“. Ma a parte le tempistiche, “una legge fatta a fine anno che ha i suoi effetti dal 1° gennaio ha creato alle aziende tanti problemi. Abbiamo chiesto rinvii, ad esempio di 6 mesi, ma nessuna risposta“, il commento di Mosca, il settore si attende diversi chiarimenti da parte delle agenzie delle entrate. Anche se alcune sembrano già chiare: “i pagamenti con gli strumenti di telepedaggio dovrebbero valere come tracciabilità, le indennità di viaggio non vengono toccate ma, e questo sembra appurato, il malfunzionamento del pos non è ammesso“.
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Spese di trasferta: quali sono gli strumenti per i pagamenti tracciabili
A spiegare quali sono i pagamenti tracciabili accettati, il Direttore dell’Europa Occidentale di Airplus Daniele Aulari, che snocciola: “la legge indica numerosi strumenti tracciabili, tra cui anche i bonifici e gli assegni. Oltre, naturalmente, tutti i tipi di carte. Tra cui quelle centralizzate per pagamenti di voli, ferrovie, hotel, noleggio etc. e, soprattutto, quelle corporate, gestibili direttamente dalla aziende per modalità di spesa, fornitori, plafond, etc, sono quelle che più vanno incontro alle nuove disposizioni. I bonifici sono ok per i pagamenti in via di pianificazione del viaggio, ma non durante. E poi sono più difficili integrare nei sistemi aziendali. Per le carte di credito personali, oltre a non poter più fare anticipi di cassa, c’è la difficoltà della rendicontazione, con il dipendente che deve mostrare oltre al pos anche il suo estratto conto. Così come per strumenti come Satispay e Paypal. E succede lo stesso in caso di carte prepagate. che, in più, non ottimizzano il capitale circolante da parte dell’azienda“.
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Spese di trasferta: l’impatto sui dipendenti e sulle aziende
Monica Mautino Hr consultant e travel Expert, così come Giuseppe Viesti, Travel and mobility manager del Gruppo Ferragamo e Anna Moroni, HR Mobility solutions Presales Specialist di Zucchetti, hanno parlato di come questa Legge di Bilancio – “ma quanti poi hanno spulciato le 200 pagine di questa legge” si domanda la Mautino – va a impattare su dipendenti e aziende. “Le aziende hanno diverse strade per gestire le nuove note spese: non rimborsare per nulla le spese non tracciabili, rimborsarle solo in parte, o rimborsarle, ma comunicando che andranno ad aumentare l’Irpef del dipendente. L’importante è comunicarlo subito al dipendente. Poi al massimo se ci sono novità si comunicano in un secondo momento” dice Mautino.
Anna Moroni ha evidenziato come Zucchetti, ma anche le altre aziende di settore, già da novembre avevano snasato questa mossa e quindi sin da subito si erano attivati per aggiornare i sistemi: “per le note spese ma, anche, per la gestione delle auto aziendali. O dei rimborsi chilometri. Perciò, malgrado le difficoltà del momento, questa novità potrebbe esser un’opportunità per semplificare la gestione del processo note spese“.
“Certamente questa Legge va a impattare la parte amministrativa dell’azienda. Ma non solo. Colpisce anche noi, l’Hr, la Tesoreria e il finance e, in parte, anche l’It. Perciò noi come azienda abbiamo subito approntato un gruppo di lavoro per capire come agire. Perché se la finalità della norma è giusta le tempistiche non sono corrette per arrivare a una giusta gestione del tutto. Noi cambieremo la policy aziendale ma solo dopo aver chiarito tanti punti. Tra cui, ad esempio, come comportarsi in quei paesi dove le carte di credito non vengono accettate” afferma Giuseppe Viesti
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