Pianificare un evento di successo non si limita alla logistica o alla selezione degli ospiti: oggi più che mai, una delle sfide cruciali è garantire il rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, in particolare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), introdotto nell’Unione Europea nel 2018. Ma di che si tratta esattamente? Il GDPR impone linee guida rigorose su come i dati personali devono essere raccolti, trattati e conservati, con l’obiettivo di garantire trasparenza e sicurezza.
Con la privacy al centro dell’attenzione, rispettare il GDPR è fondamentale per distinguersi non solo sul piano legale, ma anche in termini di affidabilità e professionalità . Vediamo, quindi, come organizzare un evento “a prova di GDPR”, assicurandoci di proteggere i dati dei partecipanti in ogni fase dell’organizzazione.
1. Prima dell’evento: come raccogliere e gestire i dati dei partecipanti
La fase di pianificazione è quella in cui si pongono le basi per un evento conforme alle normative sulla privacy. Il primo contatto con i partecipanti avviene spesso attraverso la raccolta dei loro dati personali, ed è qui che bisogna prestare la massima attenzione.
Raccolta dati trasparente e consapevole
Quando inviti qualcuno a iscriversi al tuo evento, devi essere completamente trasparente su quali dati stai raccogliendo e per quale motivo. Ad esempio, se chiedi il nome, l’email e il numero di telefono, il modulo d’iscrizione deve specificare chiaramente l’uso di queste informazioni: saranno utilizzate solo per gestire l’iscrizione all’evento o anche per inviare comunicazioni promozionali in futuro?
- Chiarezza e consenso: Ogni partecipante deve poter esprimere il proprio consenso in modo esplicito e specifico per ciascun uso dei dati. Se desideri inviare newsletter o condividerli con partner, devi ottenere un consenso separato per ognuna di queste finalità . Non si può più inserire i partecipanti automaticamente in mailing list a scopo pubblicitario: il consenso deve essere volontario e revocabile in ogni momento.
- Diritti degli utenti: Ricorda di informare gli iscritti sui loro diritti in materia di trattamento dei dati personali, incluso il diritto alla cancellazione (o diritto all’oblio). I partecipanti devono sapere come possono richiedere l’eliminazione dei propri dati dai tuoi archivi.
Gestione del sito web e dei cookie
Il sito web dell’evento è spesso il punto focale per le iscrizioni, ed è importante che sia configurato correttamente per rispettare il GDPR. Assicurati che il sito:
- Disponga di un’informativa sulla privacy chiara e ben visibile: Spiega in modo comprensibile come verranno raccolti, trattati e conservati i dati.
- Gestione dei cookie: Oltre ai dati raccolti direttamente, il sito potrebbe raccogliere informazioni tramite cookie. Il GDPR richiede che i partecipanti possano scegliere se accettare o meno i cookie non essenziali, con un controllo chiaro e facile da gestire.
Biglietti e pagamenti sicuri
Se il tuo evento prevede la vendita di biglietti online, è fondamentale che la piattaforma di pagamento sia conforme agli standard di sicurezza, come la crittografia dei dati sensibili (ad esempio, le informazioni sulle carte di credito). Inoltre, solo il personale autorizzato dovrebbe avere accesso ai dati personali raccolti.
2. Durante l’evento: proteggere i dati in tempo reale
Quando l’evento è in corso, la gestione dei dati continua ad essere una priorità . Spesso ci si concentra sulla logistica, ma garantire la sicurezza delle informazioni raccolte deve restare un elemento centrale.
Badge di accesso e app per eventi
Molti eventi utilizzano badge di accesso per monitorare la partecipazione o app specifiche per gestire interazioni e networking tra i partecipanti. Anche in questo caso, i partecipanti devono essere informati su quali dati saranno raccolti e consentire esplicitamente l’uso di queste informazioni.
- App per eventi: Se stai usando un’app, questa deve includere un’informativa sulla privacy chiara e offrire ai partecipanti la possibilità di gestire le loro preferenze: ad esempio, decidere se condividere il loro profilo con altri partecipanti o se ricevere notifiche push.
Riprese video e fotografiche
Se durante l’evento sono previste riprese video o fotografie, devi informare i partecipanti in modo chiaro, sia con comunicazioni precedenti all’evento che con cartelli visibili sul posto. Ogni partecipante deve avere la possibilità di chiedere di non essere incluso nelle riprese, soprattutto se queste immagini saranno utilizzate per promozioni future.
Gestione dei dati cartacei
Anche se l’evento è completamente digitale, potrebbero esserci situazioni in cui vengono raccolti dati in formato cartaceo, ad esempio attraverso registrazioni manuali o sondaggi in loco. Questi documenti devono essere trattati con la stessa attenzione riservata ai dati digitali: conservati in modo sicuro durante l’evento e distrutti in modo appropriato al termine, dopo averli digitalizzati, se necessario.
3. Dopo l’evento: cancellazione e riutilizzo dei dati
Il trattamento dei dati non si conclude con la fine dell’evento. La fase post-evento è altrettanto importante per garantire la conformità al GDPR, e la gestione dei dati raccolti deve essere effettuata con cura e rispetto delle normative. Questo passaggio può influire notevolmente sulla reputazione del tuo evento e della tua organizzazione, soprattutto se intendi riutilizzare i dati per attività future.
Cancellazione sicura dei dati
Il GDPR richiede che i dati personali vengano conservati solo per il tempo necessario a raggiungere gli scopi per i quali sono stati raccolti. Una volta terminato l’evento, devi valutare quali dati sono ancora utili e quali devono essere eliminati. Ad esempio, le informazioni utilizzate esclusivamente per la gestione logistica dell’evento devono essere cancellate in modo sicuro.
- Eliminazione responsabile: implementa processi sicuri per eliminare i dati, che si tratti di file digitali o documenti cartacei. Per i file digitali, assicurati di utilizzare sistemi che eliminino completamente le informazioni dai tuoi server e dispositivi.
- Minimizzazione dei dati: se i dati non sono più necessari, non devono essere conservati. Questo principio fondamentale del GDPR, chiamato minimizzazione dei dati, aiuta a ridurre i rischi di violazioni della privacy in caso di attacchi informatici.
Riutilizzo dei dati e consenso futuro
Se hai intenzione di riutilizzare i dati raccolti, ad esempio per inviare comunicazioni di follow-up, promuovere eventi futuri o analizzare il comportamento dei partecipanti, è indispensabile aver ottenuto un consenso esplicito per questo riutilizzo. Non basta il consenso iniziale dato per l’iscrizione all’evento; per utilizzare i dati in nuovi contesti, è necessario ottenere un’autorizzazione separata.
- Segmentazione e targeting: se hai ottenuto il consenso per riutilizzare i dati, puoi sfruttarli per analisi post-evento, come la segmentazione dei partecipanti in base alle preferenze o comportamenti durante l’evento. Tuttavia, ogni attività di profilazione automatizzata deve essere chiaramente comunicata ai partecipanti, con la possibilità di opporsi.
- Revoca del consenso: è essenziale ricordare ai partecipanti che possono revocare il consenso in qualsiasi momento. Questo aspetto è spesso trascurato, ma deve essere facile per gli utenti ritirare il proprio permesso all’uso dei dati, sia tramite un link diretto nelle email di follow-up sia attraverso un sistema di gestione delle preferenze accessibile.
Feedback e sondaggi post-evento
Inviare ai partecipanti un questionario di feedback dopo l’evento è una pratica comune e utile per migliorare l’organizzazione di eventi futuri. Tuttavia, anche in questo caso, è necessario prestare attenzione al trattamento dei dati.
- Raccolta di dati aggiuntivi: se i sondaggi post-evento raccolgono nuove informazioni personali, ad esempio tramite domande aggiuntive sui gusti o interessi, è necessario che i partecipanti diano il loro consenso esplicito per l’uso di questi dati.
- Trasparenza nell’uso del feedback: i partecipanti devono sapere come i loro feedback verranno utilizzati. Se le risposte saranno usate per attività promozionali o future comunicazioni, questo deve essere indicato chiaramente.
La testimonianza di AIM Group: “come assicuriamo eventi conformi alle normative GDPR”
Dopo aver delineato le linee guida per organizzare un evento a prova di GDPR, abbiamo chiesto a Rosangela Quieti, General Manager Congress Division di AIM Italy, di condividere l’approccio di AIM Group alla conformità GDPR.
Secondo Quieti, la gestione della GDPR è legata a un percorso, un metodo e una struttura organizzativa e procedurale, più che all’utilizzo di tecnologie specifiche. È fondamentale creare e diffondere una cultura della corretta gestione dei dati, sia tra il personale sia con i clienti. La sicurezza passa attraverso la formazione obbligatoria di tutto il personale. “In AIM Group lanciamo ogni anno un awareness plan, con corsi, webinar e campagne su temi specifici, per garantire che il team sia sempre aggiornato“, spiega Quieti.
In fase contrattuale, è essenziale definire il ruolo dell’agenzia nel trattamento dei dati, se Titolare o Responsabile, e ricevere la relativa nomina. Ogni azienda deve inoltre nominare un Data Protection Officer, che sovrintende alla redazione di policy, procedure e liberatorie per i vari usi dei dati.
Se si devono condividere i dati dei partecipanti con provider esterni (ad esempio per accrediti o trasferimenti), questi devono essere nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento e conoscere tutti gli obblighi connessi.
Infine, dal punto di vista IT, è fondamentale adottare software per la protezione dei dati, rendendo sicure le registrazioni online e implementando sistemi di segregazione del dato, autorizzazione a più livelli, backup e procedure per la gestione di eventuali violazioni.
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