Laureata in Ingegneria Elettrica presso il Politecnico di Milano, appassionata di padel e swing, con un Master in Business Administration presso l’Henley Management College (UK), Valeria Braidotti ha maturato la sua esperienza di vendita di servizi e soluzioni complesse lavorativa in aziende multinazionali in ambito ICT per poi approdare in Siemens Italia, azienda tecnologica leader nei settori dell’industria, delle infrastrutture, dei trasporti e della sanità, nel ruolo di Project Management Office e dell’Innovazione.
Dal 2017 è Responsabile dell’approvvigionamento strategico dei servizi di Travel, Marketing & Comunicazione, Flotta aziendale e Mobility Manager. In particolare, è responsabile della gestione delle attività di Travel (circa 2500 viaggiatori) e Fleet (circa 1600 vetture), dal piano strategico, incluso il piano di elettrificazione della flotta, fino all’erogazione dei servizi.
L’abbiamo incontrata per capire meglio in cosa consiste il suo lavoro.
Come è organizzata la gestione dei viaggi in Siemens?
“Abbiamo sviluppato un processo end to end che ci permette di gestire in unico tool, Concur (vedi qui l’ultimo Sap Concur Day), le prenotazioni di viaggio e le note spese con transazioni Amex precaricate, disponibili per il rimborso. Le prenotazioni possono essere fatte anche tramite TMC ma solo in via eccezionale per ospiti e viaggi aerei complessi. La nostra Travel Policy recepisce la circolare globale tenendo conto delle leggi locali specifiche del Paese, garantendo un processo globale e armonizzato anche nell’utilizzo dei tool in modo da avere la piena trasparenza dei dati dei viaggi in termini di prenotazioni, spese, e misurazione CO2, che oggi abbiamo per voli, treni e flotta ma presto avremo anche per car rental e pernottamenti”.
Quali sono le vostre linee guida per la travel policy?
“Partiamo da un presupposto: si viaggia solo se necessario. Non ci sono ‘pre-autorizzazioni’ e le scelte del dipendente devono chiaramente essere in linea con la nostra policy, il che vuol dire uso dell’online booking tool, dove possibile prenotare con un congruo anticipo, preferire il trasporto pubblico, preferire i treni rispetto ad aerei e auto, e le tariffe best buy. I viaggiatori e i loro manager condividono la responsabilità di ottimizzare i costi di trasferta sfruttando i tool, i servizi e i processi forniti, tenendo in eguale considerazione l’impatto ambientale del proprio viaggio. Tutto quello che è fuori policy deve essere motivato e concordato preventivamente con il manager, ma sempre basato su un rapporto di fiducia”.
Quali sono le destinazioni più frequenti? In caso di Paesi a rischio come gestite il Risk Management?
“I Paesi dove viaggiamo di più sono Italia e Germania, in particolare Monaco, Norimberga e Erlangen (il nuovo Campus di Siemens a Nord di Norimberga, un hub di sviluppo e produzione globale e nucleo per le tecnologie del metaverso industriale, ndr). Per i Paesi a rischio tutte le strutture sono valutate dal Team Global e solo quelle selezionate possono essere prenotate. Grazie a schede specifiche per ogni paese, il nostro dipendente prima di partire ha tutte le informazioni necessarie dalle regole sanitarie, agli aspetti sociali, ai numeri utili in caso di emergenza.
Complessivamente per tutti i viaggi all’estero è necessario effettuare il Business Travel Assessment Tool che ha 3 ‘livelli’. Con il primo non c’è una regolamentazione dei viaggi, gli utenti sono indirizzati alla pagina Security che offre loro informazioni e consigli relativi alla sicurezza nel paese di destinazione. Con il secondo c’è la necessità di registrazione. In questo caso i dipendenti devono presentare una richiesta ‘di sicurezza di viaggio’ e ricevono istruzioni vincolanti riguardanti il loro comportamento per aumentare la loro sicurezza.
Con il terzo livello c’è l’obbligo dell’approvazione, il viaggiatore deve presentare una richiesta di sicurezza di viaggio almeno 3 giorni lavorativi prima – per alcuni Paesi 5 giorni – rispetto alla partenza e dovrà attendere l’approvazione esplicita da parte del Coordinatore locale della regolamentazione dei viaggi. Con la mail di approvazione riceveranno istruzioni e misure di sicurezza come parte delle loro ‘Condizioni di Viaggio’. Queste misure comprendono disposizioni obbligatorie che devono essere organizzate da un’altra persona prima dell’arrivo del dipendente. Per questi Paesi è necessario utilizzare la nostra Security App che consente ai dipendenti di premere il pulsante SOS in caso di emergenza. La geolocalizzazione, con il consenso dell’utente, si avvia automaticamente e gli esperti di Siemens Security contattano i viaggiatori per offrire aiuto, con un supporto totale: h24, 7 su 7, 365″.
Come vi muovete per la contrattazione con i fornitori ?
“Tutti gli accordi global hanno delle peculiarità locali che devono essere gestite localmente, per esempio il contratto di agenzia viaggi e la RFP (Resquest For Proposal) hotel. Facciamo anche accordi locali per servizi di parking, car sharing e cerchiamo di estendere quanto possibile i vantaggi aziendali ai viaggi privati.Per quanto riguarda gli alberghi applichiamo annualmente RFP per gli hotel che rispecchiano lo ‘standard Siemens’, in termini di sostenibilità, tariffa cancellabile il giorno dell’arrivo senza penali, tariffe Last Available Rate – non accettiamo tariffe variabili -, con le catene alberghiere negoziamo sconti sulle Best Available Rate. Negoziamo hotel dove abbiamo un certo numero di pernottamenti, diversamente acquistiamo tariffe pubbliche HRS su tutti gli hotel.
In tutte le nostre negoziazioni ci stiamo focalizzando su fornitori che grazie alle proprie soluzioni ci permettano di adottare un programma di viaggio sostenibile. Per l’organizzazione di meeting ed eventi semplici ci affidiamo al tool di HRS che offre un processo end-to-end completamente digitalizzato per l’approvvigionamento, la prenotazione, l’ordine e il pagamento di hotel per riunioni ed eventi”.
‘Sostenibilità’ è anche per voi una parola chiave? Come la declinate concretamente?
“Operare in 190 paesi nel mondo comporta un’influenza significativa sull’ambiente, le società e le economie locali, per questo motivo adottiamo un processo di acquisto globale che comprende i principi di sostenibilità sia nella qualifica, sia nella valutazione sia nello sviluppo dei fornitori.
Il contributo di Siemens all’obiettivo SDG finalizzato a combattere il cambiamento climatico è quello di diventare neutrale in termini di emissioni CO2 generate dalle proprie operations. E’ per noi fondamentale contribuire anche alla riduzione di emissioni grazie alle soluzioni proposte ai nostri clienti in termini di Green Portfolio e grazie al lavoro svolto sulla catena di fornitura, per la quale ci aspettiamo una riduzione del 20% di emissioni entro il 2030 e l’azzeramento entro il 2050.
Rispetto al Travel abbiamo delle linee guida che sono: Travel Less, virtual collaboration, ma anche ottimizzare le trasferte verso più clienti, Travel Smart per scegliere l’opzione di viaggio corretta e ottimale, Travel sustainable che coinvolge l’ elettrificazione della nostra flotta aziendale , la scelta di vetture full electric anche per il noleggio a breve termine, l’uso del trasporto pubblico e dei treni, e per quanto riguarda i pernottamenti la scelta di hotel con il green label . Lavorando in collaborazione con l’innovativa Green Stay Initiative di HRS, la nostra azienda ha preso una decisione nell’ottobre 2022, che posso definire ‘pioneristica’, di rendere obbligatoria la rendicontazione delle informazioni sulla sostenibilità nel processo di approvvigionamento degli alloggi”.
In questo periodo si parla molto di Intelligenza Artificiale, quali impatti e opportunità prevedete per la mobilità aziendale?
“L’intelligenza artificiale sta trasformando il settore del business travel, offrendo numerose opportunità che migliorano l’efficienza, riducono i costi e ottimizzano l’esperienza del viaggio d’affari.
Stiamo già sfruttando l’AI per supportare il nostro programma di viaggi corporate grazie alla collaborazione con importanti player di settore. Vogliamo sfruttare tutte le sue potenzialità per fornire ai nostri collaboratori soluzioni di viaggio personalizzate, digitalizzate e sostenibili. Intendiamo applicare l’AI in tutti i processi, ad esempio nell’automatizzare le prenotazioni grazie agli assistenti virtuali, nella gestione della reportistica e nel monitorare le spese in tempo reale. Ma vogliamo anche cercare di sfruttare il momento migliore per prenotare a minor costo, identificare opportunità di risparmio confrontando le spese di viaggio rispetto ai benchmark di settore, migliorare l’esperienza del viaggiatore fornendo supporto in tempo reale come aggiornamenti sui voli, previsioni meteo e suggerimenti di qualsiasi tipo, dai rischi climatici a quelli geopolitici”.
Leggi Anche: Intervista a Francesco Trombaccia, Travel – e Fleet – Manager del Gruppo Rina
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