I ‘Simple Meeting’ in ambito corporate sono diventati il trend del momento. Ma facciamo un passo indietro, di cosa si tratta esattamente?
Sono incontri aziendali di breve durata e dimensioni contenute, solitamente di natura operativa o gestionale, come riunioni di team, workshop, corsi di formazione o presentazioni aziendali. A differenza dei grandi eventi, che richiedono pianificazioni logistiche complesse, i Simple Meeting richiedono organizzazioni snelle e rapide, con un focus su location, attrezzature essenziali e servizi di base. Spesso coinvolgono un numero ristretto di partecipanti e hanno requisiti di prenotazione più immediati e flessibili. Questi incontri sono diventati una parte fondamentale della gestione aziendale, specie con l’incremento del lavoro ibrido e della necessità di riunioni frequenti e distribuite. Questo ha spinto molte aziende a cercare soluzioni tecnologiche per una gestione efficace e ottimizzata di questi eventi.
HRS, leader globale nel corporate lodging e nei pagamenti, ha lanciato una piattaforma innovativa per la gestione dei Simple Meeting, pensata per migliorare le prestazioni aziendali e garantire maggiore trasparenza dei dati. Questa soluzione automatizzata, chiamata Meetings-as-a-Service, è stata sviluppata su CONNECT, la piattaforma proprietaria di HRS, che sfrutta l’intelligenza artificiale per offrire alle aziende un processo completamente integrato e ottimizzato.
L’obiettivo è permettere ai professionisti del procurement, ai travel manager e ai booker di avere visibilità completa sui loro programmi di meeting. In un’unica soluzione end-to-end, HRS integra procurement, instant pricing, pagamenti virtuali e recupero IVA, e in questo modo è in grado di rispondere alle crescenti esigenze di semplicità e precisione nella gestione dei Simple Meetings.
La sfida: superare i limiti dei sistemi tradizionali
Secondo dati forniti da Amadeus, il 40% delle prenotazioni alberghiere dei clienti per il 2025 è destinato ai Simple Meeting, mentre HRS ha registrato un aumento del 39% delle room nights prenotate fino al terzo trimestre di quest’anno. Questo si traduce in costi crescenti e la necessità di soluzioni efficaci per gestire in modo centralizzato e ottimizzato i meeting aziendali.
“La gestione dei Simple Meeting è un’area che necessita di innovazione continua. Con il volume dei Simple Meetings in aumento, la nostra nuova piattaforma risponde alla domanda di trasparenza, sostenibilità e velocità nel processo decisionale” ha dichiarato Luca De Angelis, CEO della divisione Workforce and Meetings Solutions di HRS.
Nonostante i progressi tecnologici, molte aziende non dispongono ancora di un sistema centralizzato per la gestione di procurement, prenotazione e pagamento dei Simple Meeting. Un’indagine condotta da Business Travel News a maggio 2024 ha rilevato che il 46% dei booker non utilizza processi definiti per questi servizi.
Questa frammentazione porta anche a una scarsa supervisione dei dati e aumenta i rischi di conformità. Senza un punto di riferimento unico, le aziende spesso non raccolgono dati essenziali sui meeting, questo si traduce in una perdita delle opportunità di miglioramento con il rischio di non rispettare i termini contrattuali negoziati.
L’innovazione di HRS: gestione semplice e dati trasparenti
La nuova soluzione di HRS supera queste difficoltà, grazie al supporto dell’IA per ridurre i tempi di approvazione e semplificare il processo di prenotazione. La tecnologia di instant pricing è tra i punti chiave: analizza le storie dei prezzi e i contratti con i fornitori preferenziali e di conseguenza velocizza notevolmente la ricerca delle migliori tariffe.
L’integrazione digitale della piattaforma con i sistemi aziendali già in uso semplifica la gestione di prenotazioni e pagamenti. In particolare, HRS ha automatizzato il processo di correzione delle fatture, riducendo la necessità di controlli manuali e garantendo che i pagamenti siano corretti e basati su termini negoziati. Questo aspetto, inoltre, minimizza gli errori nei processi finanziari e permette il recupero completo dell’IVA per tutte le spese ammissibili.
Una visione globale e sostenibile
Grazie alla soluzione Meetings-as-a-Service, le aziende hanno accesso a capacità di benchmarking avanzate, che offrono una chiara visione delle tariffe medie, dei termini e delle condizioni applicati in eventi simili in hotel comparabili. A partire dal 2025, i clienti di HRS potranno anche includere i dati di sostenibilità nelle richieste di offerta (RFP) e nelle attività di prenotazione, supportati dalla premiata iniziativa Green Stay, certificata ISO. Questa funzione consente alle aziende di scegliere hotel che rispettano elevati standard ambientali, monitorando le emissioni collegate ai meeting.
Già in uso presso alcuni clienti Fortune 500, la soluzione Meetings-as-a-Service ha dimostrato il suo valore in termini di risparmio e gestione efficace. Ad esempio, i clienti di HRS hanno ottenuto risparmi medi del 28% su costi di meeting in più paesi. Inoltre, la precisione di fatturazione, grazie all’IA, raggiunge un tasso di accuratezza del 98%, un risultato nettamente superiore rispetto agli standard di mercato.
Dal punto di vista della sostenibilità, anche la domanda di strutture Green Stay è in crescita. Nei primi nove mesi del 2024, HRS ha osservato un aumento del 15% delle prenotazioni verso strutture che rispettano standard di sostenibilità, segno di una sempre maggiore attenzione da parte delle aziende ai temi ambientali.
De Angelis ha aggiunto: “La nostra piattaforma automatizzata è uno strumento self-service innovativo per tutti, dai leader del procurement ai professionisti e agli assistenti amministrativi. Il nostro impegno verso la sostenibilità e l’ottimizzazione continua è evidente, e vediamo un interesse crescente da parte di settori innovativi come l’automobilistico, la consulenza e le scienze farmaceutiche”.
***
CONTINUA A LEGGERE SU BUSINESSMOBILITY.TRAVEL
Per non perderti davvero nulla seguici anche su LinkedIn, Instagram e TikTok
