Guida completa alla Travel Risk Management Policy 2024: perché ogni azienda ha bisogno di un piano di sicurezza

Un viaggio di lavoro può trasformarsi in un’avventura ricca di imprevisti, ma quando in gioco c’è la sicurezza dei dipendenti, l’improvvisazione non è un’opzione. Tra instabilità politica, emergenze sanitarie e catastrofi naturali, le aziende moderne devono affrontare una sfida crescente: proteggere il proprio personale durante le trasferte. La risposta a questi rischi? Una Travel Risk Management Policy (TRM) ben strutturata e attuale.

Nel 2024, le TRM non sono più solo strumenti di prevenzione, ma vere e proprie strategie integrate, potenziate da tecnologie avanzate e metodologie all’avanguardia. In questa guida approfondiremo cosa significa adottare una TRM efficace, perché è indispensabile per le imprese di oggi e quali sono i passaggi cruciali per metterla in pratica.

Cos’è una Travel Risk Management Policy?

La Travel Risk Management Policy è, in sostanza, il “piano di sicurezza” dell’azienda per chi viaggia per lavoro. Si tratta di un insieme di linee guida che permette di identificare, valutare e ridurre i rischi prima, durante e dopo un viaggio aziendale. L’obiettivo? Fare in modo che ogni dipendente sia al sicuro e supportato in ogni fase del suo spostamento.

Le componenti di una TRM includono, tra le altre cose, una pianificazione preventiva, una formazione adeguata, il monitoraggio dei rischi in tempo reale e, naturalmente, una strategia di risposta rapida in caso di emergenza. Non meno importanti sono la copertura assicurativa e la comunicazione costante con chi è in viaggio.

Perché una TRM è cruciale nel 2024?

Se fino a pochi anni fa i viaggi di lavoro venivano organizzati con relativa leggerezza, oggi il mondo presenta scenari ben più complessi. Il COVID-19 ha cambiato per sempre il modo in cui le persone viaggiano, aggiungendo un nuovo strato di incertezza. E non è solo la pandemia: gli eventi climatici estremi, le tensioni geopolitiche e le crescenti minacce informatiche sono fattori di rischio che le aziende non possono più ignorare.

Ma perché una TRM è così importante? Ecco alcune delle principali ragioni:

• Protezione del personale: la sicurezza dei dipendenti è la priorità assoluta. Una TRM ben costruita li tutela da rischi fisici, sanitari e psicologici.
• Conformità alle normative: in molti Paesi le leggi impongono alle aziende di garantire la sicurezza dei propri lavoratori, anche quando sono in viaggio. Una TRM permette di rispettare queste regole.
• Continuità operativa: minimizzare i rischi legati ai viaggi permette all’azienda di operare senza intoppi anche in contesti difficili. Inoltre, evitare interruzioni impreviste protegge la reputazione e la redditività aziendale.
• Responsabilità etica e sociale: un’azienda che si prende cura dei propri dipendenti dimostra di essere responsabile e attenta al benessere della forza lavoro.

Il ruolo strategico di International SOS nella TRM

Molte aziende si affidano a partner specializzati per implementare la propria politica di gestione dei rischi di viaggio, e tra i principali attori globali c’è International SOS. Fondata nel 1985, International SOS supporta migliaia di aziende e organizzazioni governative in tutto il mondo. Grazie alla sua rete globale di medici e esperti di sicurezza, è in grado di fornire assistenza 24/7 in oltre 90 Paesi.

Cosa offre concretamente International SOS?

1. Assistenza medica globale: una delle forze principali di International SOS è la sua capacità di fornire supporto medico ovunque, con consulenze pre-viaggio, assistenza sul campo e, in caso di necessità, evacuazioni d’urgenza.
2. Monitoraggio e consulenza di sicurezza: l’azienda monitora in tempo reale la situazione nei Paesi di destinazione, offrendo aggiornamenti costanti sui rischi e consigli pratici per ridurli al minimo.
3. Tecnologia di monitoraggio avanzata: International SOS offre strumenti che consentono di tracciare i dipendenti in viaggio, garantendo che possano ricevere assistenza immediata in caso di necessità.
4. Formazione personalizzata: i viaggiatori aziendali ricevono sessioni formative ad hoc per prepararsi al meglio ad affrontare situazioni di emergenza, soprattutto in Paesi o regioni ad alto rischio.
5. Gestione delle crisi globali: durante crisi come la pandemia di COVID-19, International SOS ha dimostrato la sua efficienza nell’organizzare evacuazioni e garantire assistenza medica continua, fornendo un supporto strategico anche alle aziende più grandi.

Leggi Anche: International SOS: il mondo dei viaggi tra Perma-crisi e Poli-crisi

I pilastri di una TRM efficace

Oltre all’assistenza di partner esperti come International SOS, le aziende devono assicurarsi di strutturare la propria Travel Risk Management Policy su basi solide.

Ecco i principali componenti che non possono mancare:

1. Valutazione del rischio pre-viaggio: prima di ogni viaggio, è fondamentale analizzare i rischi specifici della destinazione, prendendo in considerazione fattori come la sicurezza pubblica, la stabilità politica e le condizioni sanitarie locali.
2. Formazione dei viaggiatori: i dipendenti devono essere formati su come affrontare potenziali emergenze, su chi contattare e come utilizzare al meglio i canali di supporto dell’azienda.
3. Piani di emergenza chiari: ogni viaggio deve essere accompagnato da un piano di emergenza dettagliato, con contatti sempre disponibili e strategie pronte per far fronte a imprevisti.
4. Supporto medico e psicologico continuo: la sicurezza non è solo fisica. Anche il benessere psicologico dei viaggiatori è importante, soprattutto per chi si trova a operare in contesti ad alto rischio o stressanti.
5. Assicurazione globale: una copertura assicurativa completa deve includere spese mediche, evacuazioni di emergenza e, se necessario, supporto legale in loco.

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