Competenza, determinazione e una visione strategica caratterizzano Donatella Dattilo, Travel Manager del Gruppo Ballestra, leader mondiale nello sviluppo, progettazione e fornitura di impianti e attrezzature per l’industria chimica. Il suo approccio al travel management è davvero completo, perché integra non solo la gestione di travel policy e trasferimenti aziendali, ma anche un’attenzione puntuale alla sicurezza dei viaggiatori e alla gestione del rischio.
Con un master in Corporate Security e l’importante certificazione UNI 10459:2017 — una qualifica rara nel panorama italiano — Donatella ha portato il travel management a un livello superiore, posizionandosi come una figura chiave in un settore sempre più orientato alla sicurezza e all’efficienza.
Ma ogni percorso ha un punto di partenza. Prima di approfondire le sue competenze, torniamo indietro e scopriamo insieme come tutto ha avuto inizio.
Quale è stato il tuo percorso per diventare Travel Manager?
Nasco a Napoli dove mi laureo all’Università di Lingue Orientali. Dopo la laurea ho preso un master in cooperazione internazionale che mi ha permesso di viaggiare molto. Sono arrivata in Argentina per un progetto sul turismo responsabile e lì si è aperto un mondo. Per natura e interesse personale sono sempre stata attenta ai temi dell’ambiente, ma imparare ad avere un approccio professionale cambia completamente la prospettiva. Dopo l’Argentina sono andata a Salerno, dove ho lavorato per un’agenzia della Comunità Europea che sviluppava progetti di internalizzazione delle imprese. Infine, sono approdata a Milano, prima con un tour operator che organizzava vacanze studio e poco dopo ho iniziato il mio percorso in Ballestra che va avanti da ben 17 anni. Partita come interprete e traduttrice, sono passata al ‘travel’ come assistente di progetto fino ad avere l’incarico di travel manager.
Come è organizzato il tuo team?
Da diversi anni abbiamo il Travel Risk Management Team -TRM Team- che coordino e che è composto, oltre a me, da HR, Health and Safety e Legal. Ci riuniamo settimanalmente e analizziamo i viaggi in programma, ognuno per il proprio ambito di competenza. Io sono il reference point per i clienti e parliamo di importanti multinazionali come Unilever, Colgate, Palmolive, P&G da cui arrivano le richieste. Da qui partono le procedure che prevedono, come detto, il coinvolgimento della logistica e della security. I nostri colleghi viaggiano spesso in Paesi considerati ‘a rischio’, per questo ogni componente del team è fondamentale. Dove è necessario mi interfaccio anche con il Crisis Team, che interviene quando le trasferte sono particolarmente complicate e devono essere autorizzate da un livello superiore. Noi abbiamo una classificazione di rischi che va da ‘insignificante’ a ‘estremo’. Con il rischio alto, l’autorizzazione deve arrivare dal Direttore di Funzione che ha la delega dell’Amministratore Delegato. Con il rischio estremo, la trasferta non è autorizzata.
Quindi per voi la gestione del Risk Management è fondamentale. Vi sono capitate situazioni complicate da gestire?
Assolutamente sì! Per questo motivo ho seguito un master in security propedeutico alla Certificazione in Security Expert che continuo a portare aventi con corsi di formazione annuali che assegnano i crediti per mantenerla attiva. Per rispondere alla tua domanda sulle situazioni difficili da gestire, nel 2023 siamo dovuti intervenire in Turchia quando c’è stato il terremoto. Un nostro collega era appena arrivato quando in pochissimo tempo si è trovato in uno scenario che, senza esagerazioni, posso definire apocalittico. Chiaramente doveva essere rimpatriato nel minor tempo possibile ma non c’erano voli disponibili. Abbiamo pensato di muoverlo via terra ma le strade erano impraticabili. Alla fine, anche grazie all’aiuto del cliente locale, siamo riusciti, in 48 ore, a organizzare un charter privato. Anche quando è scoppiato il Covid abbiamo dovuto agire tempestivamente con trasferimenti privati per riportare indietro colleghi che erano in Paesi a rischio come la Repubblica Democratica del Congo.
In questi casi vi muovete da soli o avete un appoggio esterno?
Quando i colleghi vanno in Paesi a rischio, da procedura, lo comunichiamo subito alla Farnesina e all’Ambasciata di riferimento. Inoltre, da pochi mesi Ballestra Italia e India ha stretto una partnership con un importate provider della sicurezza: International SOS.
Abbiamo scelto questa realtà perché una delle poche in grado di fornire assistenza in tutto il mondo. Sono in grado di garantirci un monitoraggio h24 del nostro personale con una capacità molto rapida di inviare soccorsi. Un’altra novità fondamentale, collegata a questa partnership, è un portale di Travel Security con annessa APP. Qui sono disponibili le Schede Paese e tanti corsi e-learning legati al tema della sicurezza in modo che il nostro viaggiatore sia preparato ad affrontare ogni evenienza. Ricordo ad esempio che, Covid a parte, anche in questo momento ci sono Paesi con focolai attivi di malattie endemiche, situazioni geopolitiche delicate da monitorare, e poi un tema importante è la sicurezza delle donne che possono trovarsi a viaggiare in Paesi dove c’è bisogno di una preparazione specifica.
Quali sono le specificità della vostra Travel Policy?
La nostra Travel policy ultimamente è stata sottoposta a un processo di revisione. Ho inserito nella policy linee guida per viaggi “sostenibili”, ho consolidato la parte relativa al Travel Risk Management e nella piattaforma, è stato inserito un modulo per la pre-autorizzazione di security. Una volta approvata la trasferta, rispetto alla gestione della spesa abbiamo un self-booking tool, in collaborazione con Uvet, che ovviamente ha una serie di impostazioni in base alla nostra policy.
Ci sono differenziazioni per livelli?
No, la travel policy vale per tutti, tradotto viaggiamo tutti in economy. Quello che ci guida è la valutazione della effettiva necessità del viaggio in termini di business e l’attenta analisi del livello di rischio del viaggio e le contromisure di sicurezza previste dall’azienda. Si cerca di privilegiare i fornitori con i quali ci sono accordi corporate, anche per questo seguo personalmente tutte le negoziazioni con i fornitori: hotel, compagnie aeree, noleggio, ecc.
Quali sono i successi di cui vai più fiera e quali gli obiettivi futuri?
Sicuramente tra i successi mi riconosco l’essere riuscita a portare la gestione del Travel dalle Segreterie di Direzione e di altri dipartimenti, a un dipartimento dedicato, un “Ufficio Viaggi centralizzato”, con una Gestione del Rischio di viaggio unica per Italia e India e con l’obiettivo di rendere a breve anche la Travel Policy unica. Sto cercando di fare molta informazione e formazione sui potenziali rischi di viaggio e sulla Sicurezza delle Trasferte e avverto che tra i viaggiatori c’è maggiore consapevolezza.
Per quanto riguarda il futuro vorrei riuscire a integrare gli stessi accordi che abbiamo con i fornitori italiani a quelli indiani, consolidare la parte di Travel risk management e la sostenibilità. Dai voli con SAF, ai fornitori con certificazioni green: dare il proprio contributo alla salvaguardia dell’ambiente, piccolo o grande che sia, è fondamentale!
Per questo ringrazio anche la Direzione aziendale ed i manager di Ballestra che sono stati supportivi e stanno contribuendo al successo del progetto.
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