La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità riguardo alla deducibilità delle spese sostenute dalle aziende per le trasferte dei dipendenti, imponendo una stretta sul rimborso di alcune tipologie di costi. Questo cambiamento normativo si inserisce in una più ampia strategia del governo per combattere l’evasione fiscale e assicurare una maggiore trasparenza nelle transazioni aziendali. Vediamo nel dettaglio cosa cambierà per le imprese e come queste modifiche influenzeranno la gestione dei trasferimenti aziendali.
Le nuove regole per la deducibilità delle spese
Il provvedimento riguarda innanzitutto la tracciabilità dei pagamenti. Secondo quanto stabilito, le spese per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute durante le trasferte aziendali saranno deducibili solo se pagate tramite strumenti elettronici come carte di credito, carte di debito, bonifici bancari o postali, assegni bancari e circolari. Questo vale non solo per le imprese, ma anche per i liberi professionisti che riaddebitano queste spese ai loro clienti.
In assenza di un pagamento tracciabile, le spese non potranno essere considerate deducibili ai fini fiscali, il che comporta un maggior controllo e una riduzione delle possibilità di utilizzo di contante per le spese aziendali.
Le motivazioni dietro la stretta
La relazione tecnica che accompagna la misura sottolinea due principali ragioni per cui il governo ha scelto di introdurre la tracciabilità obbligatoria. Da una parte, c’è il rischio che chi eroga servizi legati alle trasferte (albergatori, ristoratori, tassisti) possa evadere dichiarando ricavi inferiori al reale, se i pagamenti vengono effettuati in contanti. D’altra parte, le imprese potrebbero abusare del sistema, deducendo spese che non sono state effettivamente sostenute.
Il principio alla base della norma è quello di generare un contrasto di interesse. Le aziende avranno interesse a richiedere sempre fatture e ricevute elettroniche, incentivando quindi i fornitori a dichiarare correttamente i ricavi. Questo dovrebbe portare, secondo le stime del governo, a un recupero di gettito fiscale pari a 244 milioni di euro
Impatti sulla gestione delle trasferte aziendali
L’introduzione di queste regole impatterà in modo significativo sulla gestione dei trasferimenti aziendali. Le imprese dovranno adattarsi alle nuove disposizioni, assicurandosi che tutte le spese sostenute durante i viaggi di lavoro siano pagate tramite mezzi tracciabili per poter continuare a beneficiare della deducibilità fiscale. Questo potrebbe comportare una revisione delle policy aziendali relativa ai rimborsi spese e una maggiore attenzione alla corretta conservazione delle ricevute e delle fatture elettroniche.
Anche i dipendenti in trasferimento dovranno essere informati e formati sull’importanza di utilizzare sempre strumenti di pagamento elettronici.
Abbiamo chiesto il parere a Lucia Pietrantoni, Event and Travel Manager Gi Group Holding.
“Le nuove regole riguardanti la deducibilità delle spese di trasferta non possono che essere un vantaggio per un’azienda come Gi Group, che da sempre presta molta accortezza al processo di rendicontazione delle note spese. Oltre ad essere caricate su Zucchetti con relativo giustificativo, le note spese vengono poi controllate personalmente e archiviate con documentazione in originale. Allo stesso tempo tutte le spese di viaggio dei dipendenti di Gi Group – treni, voli, hotel e noleggi auto – sono sostenute centralmente dall’ufficio viaggi, riducendo quindi già in partenza la quantità delle spese personali di trasferta che il lavoratore potrebbe dover sostenere durante il viaggio. Ci coordineremo con il nostro ufficio contabilità per poter analizzare più a fondo le implicazioni delle nuove norme e fornire poi corrette indicazioni ai lavoratori”.
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