Il turismo, e con esso il business travel, è stato uno dei settori maggiormente colpiti dalla pandemia. Il ritorno ad una vita (quasi) pre-Covid ha permesso di far ripartite le trasferte.
Proprio durante il periodo pandemico il business travel management ha fatto sempre maggiore ricorso a strumenti automatici per tracciare e garantire la sicurezza in viaggio. Anche le prenotazioni sono cambiate, per stare al passo con le regole di distanziamento prima e con i problemi legati ai voli, dando un ruolo sempre più importante alle TMC (Travel Management Company)
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I VANTAGGI DEI SISTEMI EPA
Nonostante ciò, non tutti sfruttano i vantaggi della digitalizzazione nella rendicontazione del viaggio. Molte aziende ancora oggi compilano manualmente (o tuttalpiù su Excel) le note spese.
Secondo uno studio di HRS in collaborazione con la Global Business Travel Association (GBTA) compilare una nota spese richiede circa 20 minuti, con un costo medio di elaborazione di circa 53 euro. Senza calcolare eventuali errori, che richiedono altri 18 minuti in media per essere corretti (altri 47 euro). Un processo digitalizzato può però far risparmiare fino al 50% all’azienda la compilazione delle note spese.
È chiaro quindi che la digitalizzazione ha come primo vantaggio il risparmio, di tempo e di denaro, ma anche il controllo dei dati, evitando possibili frodi (non si può, infatti, inserire più volte la medesima spesa). Non ultimo, i documenti saranno facilmente reperibili in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Il mercato offre diversi sistemi per la gestione delle note spese, anche detti Epa, ossia Expense process automation. Eccone 10.
10 TOOL PER IL BUSINESS TRAVEL
AirPlus
Tra le compagnie di pagamento viaggi legate al mondo d’affari più famosi figura AirPlus. Oltre a AirPlus Travel Agency Account, ovvero la “carta di credito” dedicata alle agenzie di viaggi, offre software di gestione spese aziendali che grazie all’integrazione con i metodi di pagamento permettono contabilizzazione, completamento nota spese, controllo delle travel policy, analisi e reportistica dei dati.
BizExpense
Tool web della suite BizTravel che permette di gestire l’intera trasferta, dalla pianificazione alla rendicontazione in nota spese. Comprende anche il tracciamento dei tempi della trasferta, includendo non solo il viaggio, ma anche le ore di effettivo lavoro.
Concur
Con più di 32.000 clienti in oltre 150 Paesi, Concur integra la gestione delle trasferte di lavoro e i costi su un’unica piattaforma in cloud e mobile.
ExpendiaSmart
Si tratta di una piattaforma collegata alle prepagate ricaricabili MasterCard che compila automaticamente la nota spese connessa alla carta in uso al dipendente utilizzatore e consente all’azienda di controllare ed approvare le note spese inviate dal dipendente.
HE nota spese
Disponibile in versione base, avanzata ed enterprise, può gestire le missioni e supportare la compilazione delle note spese tenendo conto della travel policy e dei massimali aziendali e fiscali.
Neo Expense
Digitalizza la tradizionale nota spese: è possibile fotografare le ricevute, che vengono poi analizzate con un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). La funzione Auto-Expense permette di collegare automaticamente gli addebiti delle carte con ricevute e prenotazioni, così da poter precompilare in automatico la nota spese.
Notilus
Il pacchetto software Notilus Travel & Expense Management copre l’intero processo di gestione dalla prenotazione della trasferta, alla gestione durante gli spostamenti fino al consuntivo e alle note spese.
Soldo
Soldo lavora con un un sistema basato su tre “step”: pagamento, verifica e amministrazione. Disponibile con diversi piani, Start (gratuito), Pro e Premium, oltre ad offrire le carte aziendali per i dipendenti, fornisce un’App mobile per i pagamenti e una web console di controllo delle spese totali.
TNSJ Trasferte Note Spese 25 Travels
La suite, compatibile con desktop e mobile, è modulabile e ricca di funzionalità tra le quali JFleet, la soluzione Sarce per la gestione del parco. TNSJ permette di archiviare i dati e le note spese attraverso immagini fotografiche certificate.
ZTravels
ZTravels comprende una sezione di “Prenotazione della Trasferta”, per predisporre il viaggio, e una di “Rendicontazione”, per comunicare le spese effettuate dal dipendente.
L’IMPORTANZA DEI DATI
Se opportunamente registrati ed interpretati, tutti i dati raccolti dai tool di gestione delle note spese permettono un risparmio reale. Da uno studio AirPlus International (su quasi 1500 manager operanti in 24 Paesi tra cui l’Italia) l’80% dei Travel Manager analizza i propri dati di spesa per controllare i costi (90%), negoziare tariffe più convenienti (40%) e monitorare il rispetto della travel policy aziendale (38%).
